Gratis CRM in 2026: wat krijgt u echt?

Direct antwoord: het beste gratis CRM is HubSpot, omdat het zonder tijdslimiet werkt en het meest compleet is voor één of twee gebruikers. Heeft u drie gebruikers nodig, dan zijn Zoho CRM Free en het gratis abonnement van Freshsales de alternatieven; een spreadsheet is geen CRM zodra een tweede persoon dezelfde klanten opvolgt.

Gratis betekent bij CRM-leveranciers bijna altijd: gratis tot een grens. Die grens ligt bij het aantal gebruikers, het aantal contacten of bij functies als automatisering en rapportage. Wie de grens vooraf kent, weet ook wanneer de eerste factuur komt. Hieronder staan de limieten zoals de leveranciers ze op 27 oktober 2026 op hun prijspagina's publiceren.

Welke gratis CRM-versies bestaan er echt?

De twee betaalde namen staan erin omdat ze vaak als gratis worden gezocht. Dat zijn ze niet: na de proefperiode betaalt u, of uw gegevens staan stil.

Onze keuze: HubSpot, met twee kanttekeningen

HubSpot wint omdat het gratis CRM het meest complete pakket is voor een kleine start: relaties, deals, taken, e-mailkoppeling met Gmail en Outlook, en geen einddatum. Voor een zzp'er of een duo is dat genoeg om nooit meer een vervolgafspraak te missen. De eerste kanttekening is de limiet: volgens de prijspagina van HubSpot stopt de gratis versie bij 2 gebruikers en 1.000 contacten. De tweede is de prijs daarna: HubSpot rekent de betaalde plannen in dollars per seat, en de stap naar automatisering in Professional is fors.

Zoho CRM Free is de betere gratis keuze als u met drie mensen werkt en workflowregels wilt proberen. Zoho noemt op de eigen prijspagina contactbeheer, opvolgherinneringen en workflowautomatisering in de gratis editie. Freshsales gratis past vooral bij teams die later de supportsoftware van dezelfde leverancier willen gebruiken.

Gratis CRM in het Nederlands

Zoekt u een gratis CRM met Nederlandse interface, dan blijven HubSpot en Zoho CRM over: beide bieden de software in het Nederlands aan en zetten geen tijdslimiet op de gratis versie. Bij HubSpot blijft de prijspagina wel Engelstalig en is support volgens de eigen kennisbank niet in het Nederlands beschikbaar. Nederlandse pakketten in ons panel bieden alleen een proefperiode, geen blijvend gratis abonnement. Let bij elk gratis CRM op de privacykant: ook een gratis leverancier verwerkt persoonsgegevens voor u, dus u hebt een verwerkersovereenkomst nodig volgens de Autoriteit Persoonsgegevens. Controleer ook of u uw gegevens kosteloos kunt exporteren voordat de eerste duizend contacten erin staan.

CRM in Excel: wanneer het volstaat en wanneer niet

Een Excelbestand of Google Sheet kan een eerste CRM zijn voor één persoon met een paar tientallen relaties. Gebruik dan minimaal deze kolommen: bedrijf, contactpersoon, e-mail, telefoon, herkomst van het contact, fase, verwachte waarde, laatste contact, volgende actie en datum volgende actie. Sorteer elke maandagochtend op die laatste kolom.

Het bestand faalt op drie punten. Het herinnert u nergens aan, dus een vergeten datum blijft vergeten. Het bewaart geen historie: wie een cel overschrijft, wist het vorige gesprek. En het kent geen rechten of eigenaar, zodat twee collega's dezelfde klant bellen. Stap daarom over zodra een tweede persoon klanten opvolgt of zodra u een afspraak mist omdat de lijst niet open stond. Importeer de lijst dan in een gratis CRM; de kolommen hierboven sluiten aan op de standaardvelden van de meeste pakketten.

Wanneer u moet gaan betalen

Betaal pas als u tegen een concrete grens aanloopt, niet omdat een proefperiode afloopt. Typische momenten: een derde of vierde gebruiker, meer contacten dan de limiet, de wens om opvolging automatisch te laten starten, of rapportage per verkoper. Op dat punt is onze keuze Pipedrive: Lite kost € 14 per licentie per maand bij jaarbetaling, exclusief btw, volgens de prijspagina van Pipedrive, en het pakket is gebouwd rond opvolging in plaats van marketing.

Voor wie niet: wie vanaf dag één offertes en facturen uit het CRM wil sturen, vindt geen bruikbaar gratis pakket in ons panel en kan beter direct een betaald pakket met facturatie kiezen. En wie verwacht binnen een jaar boven de tien gebruikers uit te komen, rekent de betaalde stap van HubSpot vooraf door voordat het hele team eraan went.