CRM in Excel of Google Sheets: wanneer volstaat het?

Direct antwoord: een CRM in Excel of Google Sheets volstaat zolang één persoon klanten opvolgt en u minder dan een paar honderd lopende contacten hebt. Gebruik dan de twaalf kolommen hieronder en één regel per contactmoment. Zodra een tweede persoon opvolgt of u opvolgafspraken mist, stapt u over naar een gratis CRM; onze keuze is HubSpot, dat volgens de productpagina van HubSpot gratis blijft voor 2 gebruikers en 1.000 contacten.

Voor wie: zzp'ers, startende bureaus en kleine verkoopteams die nu met een spreadsheet of notitie-app werken. Niet voor teams die offertes, e-mail en telefoongesprekken bij de klant willen vastleggen: dat kan een spreadsheet niet, en een gratis CRM wel.

Een CRM-template in twaalf kolommen

Maak twee tabbladen: Contacten (één regel per persoon of organisatie) en Activiteiten (één regel per contactmoment). Wie alles in één blad zet, overschrijft de geschiedenis bij elke update.

Tabblad Contacten

Tabblad Activiteiten: ID, datum, type (mail, belletje, afspraak), korte samenvatting en uitkomst.

Sorteer het tabblad Contacten elke ochtend op "Datum volgende actie". Een regel zonder volgende actie is een klant die u vergeet.

Waar een spreadsheet stopt

Vier signalen dat de spreadsheet u omzet kost:

1. Twee mensen werken in hetzelfde bestand. Gelijktijdige wijzigingen en verschillende schrijfwijzen maken de fase onbetrouwbaar.
2. U mist opvolgacties. Een spreadsheet stuurt geen herinnering; een CRM wel.
3. Mailcontact staat niet bij de klant. In een CRM ziet u per contact de mails en afspraken; in een spreadsheet alleen wat iemand heeft overgetypt.
4. U wilt weten waarom deals verloren gaan. Dat vraagt een vaste lijst redenen en rapportage per periode, wat in een spreadsheet handwerk is.

Privacy: ook een spreadsheet valt onder de AVG

Namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen zijn persoonsgegevens, dus de AVG geldt ook voor een spreadsheet. Twee praktische gevolgen:

• Bewaar niet langer dan nodig. Daarom de kolom "Verwijderen na": verloren leads en oude contactpersonen ruimt u periodiek op.
• Cloud is uitbesteden. Staat het bestand in Google Sheets of Microsoft 365, dan verwerkt die leverancier de gegevens voor u. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens heeft u met een verwerker een verwerkersovereenkomst nodig; zonder die overeenkomst zijn beide partijen in overtreding. Bij de grote cloudleveranciers maakt die meestal deel uit van de zakelijke voorwaarden; controleer het.

Meer daarover in onze gids CRM en AVG.

Van spreadsheet naar een gratis CRM

Gelezen op 27 en 28 oktober 2026.

Onze keuze is HubSpot voor één of twee gebruikers, omdat het gratis plan geen vervaldatum heeft en u mails en afspraken bij het contact ziet. Met drie mensen die opvolgen, past Zoho CRM beter, dat volgens de prijspagina van Zoho gratis is voor 3 gebruikers. De overstap kost weinig als u het template hierboven gebruikt: de kolommen Organisatie, Contactpersoon, E-mail, Fase en Eigenaar importeert u rechtstreeks, en de activiteiten neemt u als notities mee. Onze gids gratis CRM vergelijkt de gratis plannen in detail.

Een database- of notitietool in plaats van Excel?

Een notitie- of databasetool is een betere spreadsheet: u kunt relaties tussen contacten en activiteiten leggen en weergaven per fase maken. Het blijft zelfbouw: herinneringen, mailkoppeling en rapportage richt u zelf in. Onze keuze: kies zo'n tool alleen als u er al dagelijks in werkt, en anders direct een gratis CRM.