Teamleader Focus vs Simplicate: welke past beter?

Teamleader Focus past eerder bij een klein dienstverlenend bedrijf dat CRM, offertes, projecten en facturatie in een toegankelijke keten wil verbinden. Simplicate past eerder bij een bureau dat projectadministratie, uren, capaciteit en financiële opvolging als één operationeel proces wil sturen. Test beide met dezelfde klantopdracht van lead tot nacalculatie.

Bouw één realistische bureaucase

Gebruik een fictieve klant met twee contactpersonen, een offerte met twee fasen en een project met drie medewerkers. Voeg geplande en werkelijk bestede uren, een wijziging in scope en een gedeeltelijke factuur toe. Zo test u meer dan alleen de verkoopfase.

Teamleader presenteert Focus rond klantbeheer en werkzaamheden van kleine ondernemingen. Simplicate positioneert zijn product rond geïntegreerde bedrijfsvoering voor zakelijke dienstverleners. Controleer actuele modules en pakketgrenzen rechtstreeks bij de leverancier; de vergelijking draait om uw proces, niet om algemene positionering.

Laat zien welke gegevens na het winnen van de deal automatisch beschikbaar zijn voor planning, uren en facturatie. Noteer iedere kopieeractie en ieder veld dat opnieuw moet worden beheerd.

Test de overdracht van verkoop naar uitvoering

Maak vooraf duidelijk wanneer een deal “gewonnen” is en welke informatie de projectverantwoordelijke nodig heeft. Laat in beide systemen de offerte omzetten naar een uitvoerbaar project. Controleer scope, budget, tarief, contactpersonen en interne eigenaar.

Voeg daarna de geplande wijziging toe. Kan het team zien welk werk buiten de oorspronkelijke scope valt? Blijft de commerciële afspraak traceerbaar? Een vloeiende overdracht is waardevoller dan veel losse functies wanneer zij voorkomt dat verkoop en uitvoering verschillende waarheden beheren.

Vergelijk uren, budget en factuur als keten

Laat drie teamleden uren boeken en corrigeer één verkeerde registratie. Bekijk daarna budgetverbruik, onderhanden werk en factuurvoorstel. Vraag welke controle standaard is, welke configuratie vraagt en wie haar beheert.

Voeg ook één niet-facturabele activiteit en één overschrijding toe. Laat de projectleider verklaren of het verschil uit verkoopprijs, planning, tarief of uitvoering komt. Controleer vervolgens of de verkoper dezelfde uitleg kan terugvinden zonder een apart rapport te bouwen. Deze oefening voorkomt dat een nette urenregistratie wordt verward met echte projectsturing.

Simplicate kan aantrekkelijk zijn wanneer project- en urensturing de kern van het bureau vormt. Teamleader Focus kan logischer zijn wanneer een compact lead-to-cashproces voldoende is. Baseer dat oordeel op de uitgevoerde case. Actuele functionaliteit en prijzen zijn veranderlijk en moeten in documentatie en offerte worden bevestigd.

Beperk klantgegevens en test export

De Autoriteit Persoonsgegevens legt de AVG-beginselen uit. Leg alleen relatiegegevens vast die voor opdracht en communicatie nodig zijn en beperk toegang per rol. Test wat een freelancer of tijdelijke projectmedewerker ziet.

Open ook een export. Het recht op dataportabiliteit geldt binnen voorwaarden, maar bruikbare export is bovendien essentieel voor continuïteit. Controleer of relaties tussen klant, project, uren en facturen herkenbaar blijven.

Kies op procesfit en beheersbaarheid

Vraag dezelfde gedateerde offerte voor gebruikers, modules, implementatie, support en export. Voeg interne inrichting en training toe. Geef vervolgens gewicht aan overdracht, projectcontrole, facturatie, gegevensbeheer en totale kosten.

Kies Teamleader Focus wanneer de compacte keten de meeste dubbele invoer verwijdert zonder overmatige inrichting. Kies Simplicate wanneer de diepere projectadministratie aantoonbaar nodig is en het team haar consequent kan beheren. Bewaar testcase, score en onbewezen aannames voor de evaluatie vóór verlenging.

Plan na de eerste volledige maand een hercontrole met dezelfde klantcase. Vergelijk afwijkingen tussen offerte, geschreven uren en factuur en noteer hoeveel handmatige uitleg nog nodig is. Daarmee toetst u niet alleen de implementatie, maar ook of medewerkers het gekozen proces werkelijk volgen.