CRM-contract en exit vooraf controleren

Plan de beëindiging van een CRM-contract vóór de aankoop. Leg vast welke gegevens, relaties, bijlagen en auditinformatie u kunt exporteren, in welk formaat, met welke ondersteuning en binnen welke termijn uit uw eigen overeenkomst. Een succesvolle opzegging eindigt pas wanneer het nieuwe proces werkt, toegang tot het oude systeem gecontroleerd is afgesloten en afgesproken verwijdering aantoonbaar is bevestigd.

Maak van exit een acceptatietest

Bouw tijdens de selectie een klein maar lastig testdossier: een organisatie met twee contactpersonen, meerdere rollen, een open deal, activiteiten, een bijlage, een vrije notitie en een voormalige eigenaar. Vraag een volledige export en leg vast welke bestanden en documentatie worden geleverd.

Controleer niet alleen rijen in een CSV-bestand. Relaties moeten herkenbaar blijven: welke persoon hoort bij welke organisatie, welke activiteit bij welke deal en wie was eigenaar op het relevante moment? Open bijlagen en controleer speciale tekens, tijdstippen en unieke identifiers.

Schrijf vervolgens een acceptatiecriterium per gegevenssoort. Bijvoorbeeld: alle open taken hebben na import een eigenaar, of iedere bijlage is vanuit het nieuwe dossier terug te vinden. Zo wordt “export beschikbaar” een toetsbaar resultaat.

Lees het contract vanuit het vertrekpunt

Maak een contracttabel met opzegprocedure, kennisgevingskanaal, looptijd, verlenging, toegang na einde, exportondersteuning, kosten, bewaartermijn en verwijderbevestiging. Vul uitsluitend in wat in de actuele overeenkomst of schriftelijke aanbieding staat. Een gebruikelijke termijn bij een andere leverancier is geen bewijs voor uw contract.

Noteer ook afhankelijkheden buiten de kernlicentie: koppelingen, extra opslag, implementatiepartner, communicatiekanalen en rapportagetools. Bepaal wie ieder onderdeel beëindigt en welke volgorde nodig is om gegevensverlies te voorkomen.

Laat juridische of privacyvragen beoordelen door de verantwoordelijke deskundige. Deze checklist structureert de uitvoering, maar geeft geen garantie over de uitleg van een individuele overeenkomst.

Scheid export, archief en migratie

Een export is het materiaal dat u ontvangt. Een archief bewaart noodzakelijke historie onder passende toegang. Een migratie maakt gegevens bruikbaar in een nieuw werkproces. Behandel deze drie resultaten afzonderlijk.

Maak per object een keuze: migreren, gecontroleerd archiveren of verwijderen. Neem geen volledige historische database mee “voor de zekerheid”. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft de AVG-beginselen, waaronder doelgericht en zorgvuldig verwerken. Leg daarom per gegevensgroep doel, toegang en bewaarbeleid vast.

Het recht op dataportabiliteit geldt in specifieke situaties en is niet hetzelfde als een algemene zakelijke migratiebelofte. Contracteer de praktische exportbehoefte dus expliciet, inclusief objectrelaties en bestanden die buiten een standaardexport kunnen vallen.

Regisseer freeze en continuïteit

Kies een moment waarop gebruikers geen wijzigingen meer in het oude CRM maken. Beschrijf hoe nieuwe aanvragen en urgente klantacties tijdens deze freeze worden vastgelegd. Maak vlak vóór de freeze een lijst van actieve deals, taken zonder eigenaar en openstaande overdrachten.

Voer de definitieve export uit, bewaar bestandskenmerken en vergelijk aantallen met de nulmeting. Importeer eerst een controledeel, reconcileer relaties en laat proceseigenaren akkoord geven. Definieer vooraf wanneer u terugvalt, bijvoorbeeld bij ontbrekende eigenaars of onverklaarde verschillen in actieve dossiers.

Houd communicatie naar gebruikers eenvoudig: laatste invoermoment, nieuwe startlocatie, noodprocedure en aanspreekpunt. Een technisch juiste migratie kan operationeel mislukken wanneer medewerkers tijdens de overgang twee systemen blijven bijwerken.

Sluit toegang en bewijs vast

Na acceptatie trekt u gebruikersaccounts, API-sleutels en koppelingen gecontroleerd in. Controleer gedeelde links, geplande exports en integratieaccounts. Vraag de contractueel afgesproken verwijderbevestiging en leg vast wat nog tijdelijk wordt bewaard, waarom en wie toegang heeft.

Bewaar het contract, de opzegbevestiging, bronexport, mapping, controleresultaten en overdrachtsbesluit in één exitdossier. Plan een controle na de overgang op ontbrekende relaties, duplicaten en open taken.